Vendor Management Executive là một trong những vị trí quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, với vai trò quản lý và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp. Vị trí này không chỉ đảm bảo nguồn cung hàng hóa ổn định mà còn giúp tối ưu hóa chi phí kinh doanh. Vậy Vendor Management Executive là gì và cần thực hiện những nhiệm vụ gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
Vendor Management Executive là gì?
Theo tham khảo từ những người tham gia LIÊN MINH KJC, chuyên viên Quản lý Nhà cung cấp (Vendor Management Executive) là người làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp để đảm bảo cả hai bên tuân thủ các thỏa thuận đã ký kết. Nhiệm vụ chính của vị trí này là quản lý và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp hiện tại cũng như tìm kiếm và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp mới.
Vendor Management Executive không chỉ đảm bảo doanh nghiệp nhận được nguồn cung ứng chất lượng với giá tốt mà còn giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến nhà cung cấp như: giao hàng trễ, hàng kém chất lượng,… Do đó, các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất cần tuyển dụng vị trí này để đảm bảo sự ổn định của chuỗi cung ứng và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Vai trò của Vendor Management Executive
Theo như những người tham gia RR88 gia nhập liên minh KJC cho biết, vị trí Vendor Management Executive quan trọng trong mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty hoạt động trong chuỗi cung ứng, sản xuất, IT, dịch vụ và thương mại điện tử. Vai trò chính bao gồm:
- Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp: Duy trì kết nối thường xuyên với nhà cung cấp để giải quyết vấn đề, nâng cao hiệu quả hợp tác và tạo mối quan hệ bền vững.
- Đàm phán và ký kết hợp đồng: Tham gia đàm phán giá, điều khoản hợp đồng, chính sách thanh toán và thời hạn giao hàng. Mục tiêu là tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ/sản phẩm.
- Đánh giá và giám sát hiệu suất nhà cung cấp: Thiết lập KPI (Key Performance Indicators) để đánh giá chất lượng, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi… Phân loại nhà cung cấp theo độ tin cậy và hiệu quả, từ đó đưa ra các quyết định mua sắm chiến lược.
- Quản lý rủi ro liên quan đến nhà cung cấp: Xác định và giảm thiểu rủi ro về giao hàng chậm, chất lượng kém, vi phạm hợp đồng, hay vấn đề pháp lý.
- Hỗ trợ tối ưu hóa chi phí và quy trình: Vendor Management Executive giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách mua sắm, cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành.
- Báo cáo và phân tích dữ liệu: Thu thập dữ liệu, đánh giá hiệu quả nhà cung cấp và đưa ra các đề xuất chiến lược. Giúp ban lãnh đạo ra quyết định mua sắm và phát triển kinh doanh dựa trên dữ liệu.
Mô tả công việc Vendor Management Executive
Các nhiệm vụ Vendor Management Executive có thể khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu công việc và quy mô của công ty. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo các nhiệm vụ phổ biến dưới đây:
Xây dựng và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp
- Gặp gỡ thường xuyên, phân tích, đánh giá và cải thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp hiện tại.
- Cập nhật và đàm phán các chương trình khuyến mại với nhà cung cấp để tối ưu hóa chi phí cho công ty.
- Giải quyết mọi vấn đề hoặc xung đột liên quan đến nhà cung cấp một cách nhanh chóng và hiệu quả nhằm mục đích thiết lập mối quan hệ kinh doanh lâu dài.
- Chủ động hợp tác với các nhà cung cấp và các phòng ban nội bộ để giải quyết các vấn đề tồn đọng trong quy trình vận hành.
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp mới
- Chủ động tìm kiếm và đề xuất mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp mới.
- Theo dõi xu hướng thị trường và đánh giá khả năng tìm kiếm cơ hội tiết kiệm chi phí của các nhà cung cấp tiềm năng.
- Tham gia đánh giá hồ sơ nhà cung cấp và các ưu đãi để lựa chọn đối tác phù hợp.
- Thương lượng giá cả và điều khoản hợp đồng với các nhà cung cấp tiềm năng.
Quản lý và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp
- Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp và đảm bảo tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận.
- Phối hợp với nhà cung cấp để kiểm tra mẫu sản phẩm, chất lượng mặt hàng và hỗ trợ vận chuyển.
- Quản lý, theo dõi đơn hàng và các vấn đề nợ liên quan đến nhà cung cấp.
- Tổng hợp, phân tích dữ liệu và báo cáo về hiệu suất của nhà cung cấp, hiệu quả chuỗi cung ứng,..
Các công việc khác
- Xây dựng chiến lược đảm bảo nguồn cung hàng hóa ổn định và tối ưu hóa chi phí.
- Xây dựng tài liệu về các thỏa thuận và quy trình làm việc với nhà cung cấp.
- Quản lý cơ sở dữ liệu đơn hàng và tài liệu cũng như hồ sơ liên quan đến nhà cung cấp.
Yêu cầu công việc cho Vendor Management Executive
Vendor Management Executive đóng vai trò là cầu nối giữa công ty và tổ chức. Họ không chỉ am hiểu về sản phẩm và thị trường kinh doanh của công ty mà còn có khả năng đàm phán và xây dựng mối quan hệ tốt. Cụ thể:
Yêu cầu kỹ thuật
Tùy thuộc vào quy mô công ty và tính chất công việc, nhà tuyển dụng sẽ có những yêu cầu khác nhau về kiến thức và kinh nghiệm. Nhìn chung, các yêu cầu chuyên môn cho vị trí Vendor Management Executive như sau:
- Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm quản lý nhà cung cấp, mua hàng hoặc kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kinh doanh của công ty.
- Bằng đại học các chuyên ngành liên quan như kinh tế, quản trị kinh doanh, xuất nhập khẩu, v.v.
- Kiến thức về sản phẩm, hàng hóa và giá cả thị trường.
- Hiểu xu hướng thị trường và năng lực của nhà cung cấp
- Có kiến thức và kinh nghiệm về quản lý và thực hiện hợp đồng.
- Có kiến thức tốt về bộ Microsoft Office và phần mềm SPM (quản lý nhà cung cấp).
Yêu cầu về kỹ năng
Vendor Management Executive là người làm việc trực tiếp và xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp của công ty. Do đó, họ phải trau dồi các kỹ năng mềm cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao. Dưới đây là một số yêu cầu về kỹ năng cho vị trí này:
- Kỹ năng giao tiếp và ngoại giao tốt: Vị trí này thường xuyên làm việc với nhà cung cấp và các phòng ban nội bộ. Do đó, bạn cần có khả năng lắng nghe, giao tiếp rõ ràng và tạo môi trường giao tiếp thoải mái để dễ dàng trao đổi thông tin và đạt được mục tiêu chung. Kỹ năng ngoại giao tốt cũng được thể hiện qua việc giải quyết xung đột một cách khéo léo và tránh ảnh hưởng đến mối quan hệ làm việc lâu dài giữa hai bên.
- Kỹ năng xây dựng và duy trì mối quan hệ: Đây là một trong những năng lực cốt lõi của vị trí Vendor Management Executive, đảm bảo duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài và ổn định với các nhà cung cấp. Kỹ năng này giúp Vendor Management Executive mở rộng mạng lưới nhà cung cấp và đảm bảo các nhà cung cấp luôn đáp ứng các yêu cầu về chất lượng và giá cả hàng hóa.
- Kỹ năng đàm phán tốt: Vendor Management Executive phải có kỹ năng đàm phán tốt để đạt được thỏa thuận có lợi nhất về giá cả và các điều khoản hợp đồng, đồng thời đảm bảo sự đồng thuận giữa hai bên.
- Quản lý Hợp đồng: Vị trí này yêu cầu quản lý nhiều hợp đồng với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Do đó, họ phải có kỹ năng quản lý tốt để đảm bảo các nhà cung cấp tuân thủ đúng các thỏa thuận đã ký.
- Kỹ năng phân tích và đánh giá: Kỹ năng này sẽ giúp Vendor Management Executive đánh giá chính xác năng lực của nhà cung cấp và lựa chọn đúng đơn vị, đảm bảo sự ổn định trong chuỗi cung ứng của công ty.
- Kỹ năng giám sát hiệu suất nhà cung cấp: Để đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa đầu vào cho mục đích sản xuất kinh doanh, Vendor Management Executive phải thường xuyên giám sát và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp. Kỹ năng này đảm bảo nhà cung cấp luôn tuân thủ các thỏa thuận và cam kết đã đưa ra.
- Kỹ năng ngoại ngữ: Vendor Management Executive có thể cần làm việc với các nhà cung cấp nước ngoài. Do đó, họ cần kỹ năng ngoại ngữ tốt để giao tiếp và trao đổi thông tin hiệu quả.
KPI cho vị trí Vendor Management Executive
Trách nhiệm chính của Vendor Management Executive là quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp để đảm bảo giao hàng đầy đủ và kịp thời cho mục đích sản xuất, kinh doanh và tối ưu hóa chi phí. Do đó, để đánh giá hiệu suất ở vị trí này, nhà tuyển dụng có thể chỉ định một số chỉ số KPI như sau:
- Hiệu suất của nhà cung cấp: Được đo lường bằng khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn đã đặt ra của nhà cung cấp: chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, giá cả, khả năng đáp ứng các yêu cầu hợp đồng, v.v.
- Tiết kiệm chi phí: Tiết kiệm chi phí đạt được nhờ phát triển và quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp.
- Tỷ lệ tuân thủ chính sách: Tỷ lệ nhà cung cấp tuân thủ đầy đủ các chính sách và quy trình của công ty.
- Tuân thủ hợp đồng: Mức độ mà nhà cung cấp tuân thủ các điều khoản của hợp đồng và các thỏa thuận pháp lý khác.
- Chất lượng mối quan hệ với nhà cung cấp: Đánh giá mức độ hài lòng trong mối quan hệ đối tác giữa công ty và nhà cung cấp, dựa trên phản hồi từ cả hai bên.
- Sự hài lòng của nhà cung cấp: Đánh giá sự hài lòng của nhà cung cấp với quy trình và hoạt động làm việc của công ty.
Con đường phát triển nghề nghiệp
Nghề Vendor Management Executive có nhiều hướng phát triển:
- Chuyên viên cao cấp hoặc trưởng nhóm quản lý nhà cung cấp: Chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ mối quan hệ nhà cung cấp của doanh nghiệp.
- Procurement Manager / Supply Chain Manager: Mở rộng trách nhiệm sang quản lý chuỗi cung ứng và mua sắm chiến lược.
- Chuyên gia tư vấn Vendor Management: Tư vấn các doanh nghiệp về tối ưu hóa nhà cung cấp, chi phí và quy trình.
- Các vị trí quản lý cấp cao trong doanh nghiệp: Cơ hội thăng tiến lên Giám đốc Chuỗi Cung Ứng, Giám đốc Mua sắm hoặc COO.
Tầm quan trọng của Vendor Management Executive trong doanh nghiệp
Trong thời đại kinh doanh cạnh tranh, Vendor Management Executive đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo chất lượng, tối ưu chi phí và tăng hiệu quả vận hành.
- Một VME giỏi giúp giảm rủi ro và chi phí không cần thiết.
- Giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp, tạo lợi thế cạnh tranh lâu dài.
- Hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu suất chuỗi cung ứng, từ đó cải thiện dịch vụ khách hàng và lợi nhuận.
Trong bài viết trên, chúng tôi đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Vendor Management Executive là gì và những yêu cầu công việc cho vị trí này. Đây là một trong những vị trí thu hút sự quan tâm của nhiều bạn trẻ với mức thu nhập hấp dẫn và cơ hội nghề nghiệp rộng mở.
